Das erwartet dich in diesem Artikel
Notion ist seit einem Jahr mein digitales Wissensmanagementsystem. Ich nutze es auf dem Rechner, Handy und webbasiert. Es ist immer dabei, leicht zu bedienen und individualisierbar. Auch die Blogposts zu "Der Generalist" entstehen als Ideen in Notion. Ich stelle dir vor, was das Programm kann und wie ich es nutze. Abschließend bekommst du Tipps und jede Menge externe Quellen, um dein eigenes digitales Wissensmanagementsystem mit Notion einzurichten.
Im vorletztenBlogpost habe ich dir gezeigt, wie ich dafür sorge, dass ich mit meiner 'Brain Dump'-Methode keine Idee mehr vergesse. Danachhabe ich dir eine Auswahl digitaler Wissensmanagementsysteme vorgestellt. Und in dieser Woche stelle ich dir mein digitales Wissensmanagementsystem Notion vor.
Ich nutzeNotionseit etwa einem Jahr. Es ist ein (mittlerweile für Privatpersonen kostenfreies) digitales Wissensmanagementsystem, das natürlich webbasiert ist und auf allen Devices läuft: auf dem Desktop als Applikation, über den Webbrowser, auf demHandy und auf jedem Pad. Ich habe mir zuvor einige andere Systeme angesehen (z.B. Apple Notizen und Evernote) und mich dann bewusst für Notion entschieden (damals sogar, obwohl es kostenpflichtig war!): Meine Gründe: Funktionsumfang, Aufbau und Design haben mir ambesten gefallen. Seit dieser Zeit arbeite ich fast täglich mit Notion und werde so schnell nicht umsteigen.
Was ist Notion?
Wenn du dir ein Bild von Notion machen möchtest, empfehle ich dir als Start den Youtube-Kanal von Notion. Dort bekommst du erklärt, wie die Oberfläche aufgebaut ist, wie du starten kannst und erhältst einen Einblick in den Funktionsumfang der Applikation. Für deinen ersten kurzen Eindruck empfehle ich dir dieses Video.
Wie nutze ich Notion?
In Notion startest du immer mit einer leeren Seite, die in etwa dem o.g. Screenshot entspricht. Die Applikation selbst beschreibe ich alsMischung aus einer beschreibbaren Website (wie ein Editor) und einem Worddokument. Neben normalen Texten, die du an jeder Stelle eintragen und natürlich mit Links anreichen kannst, sind über den Backslash / zahlreiche einfache Tastaturbefehle hinterlegt, die kleine Aktionenausführen. Du kannst an jeder Stelle Unterseiten anlegen und somit einen umfangreichen Verzeichnisbaum entwerfen (Beispiel: Finanzen - Altersvorsorge - Aktien etc.). Auf den folgenden Screenshots siehst du, wie du Notion in Bezug auf Funktionen und das Layout für dich individualisieren kannst.
Hier hast du erste Basisfunktionalitäten gesehen, die du auch ausWord oder Excel kennst. Aber du kannst nochdeutlich mehr Funktionen nutzen.
Datenbanken in Notion
In Notion lassen sich auch Datenbanken einfügen. Keine Angst, es nicht nicht sonderlich kompliziert. Aber diese kleinen Datenbankensind ziemlich mächtig und für Projekte und wiederkehrende Aufgaben wirklich hilfreich. Du kannst deine Aufgabenz.B.durch eineDatenbank priorisieren. Dafür ist die sogenannte "Eisenhower Matrix" hilfreich, die du hier oben illustrierst siehst. Neben der Beschreibung deiner Aufgabe fügst du jeder Aufgabe den Zusatz "eilig" oder "nicht eilig" sowie "wichtig" oder "unwichtig" hinzu. Danach kannst die Datenbank nach Eilbedürftigkeit und Wichtigkeit sortieren und du bekommst oben immer die Aufgaben zuerst angezeigt, die eilig und wichtig sind und unten in deiner Liste stehen entsprechend die Dinge, die weder eilig, noch wichtig sind. Dieses System kann dich dazu konditionieren deine Zeit optimalgemäß deiner Zielsetzung einzusetzen.
Ich habe mir an einigen Stellen kleine Datenbanken in Notion gebaut, um umfangreichere und dauerhaft laufende Projekte gut abbilden zu können. Ein Beispiel stelle ich dir hier oben zu meiner Fotowebsite www.jensassmann.com vor. Datenbanken können zudem in verschiedenen Layouts angezeigt werden: als Listen, Kanban oder gemäß Zeitablauf. Hier oben siehst du eine Kanban-Ansicht der Blogposts von der Idee ("Not Started"), über die Entwürfe ("In Progress"), die Veröffentlichung ("Published") bis hin zur Fertigstellung ("Completed"). Selbst bei einigen hundert Einträgen oder Artikeln kannst du durch eine solche Datenbank keine noch so kleinen Details mehr übersehen. Und wenn du einen Artikel von einem in den anderen Status überführenmöchtest, ziehst du die Karte einfach via 'drag and drop' nach rechts.
Notion Templates übernehmen
Das schöne an Notion ist, dass du für jeden Verwendungszweck vorgefertigte Templates findest, die jemand vor dir für dich erstellt hat. Notion ist so aufgebaut, dass du diese Templates einfach kopieren und in deiner Version einfügen kannst - ganz ohne Programmierkenntnisse! Unter Notion Template Gallery findest du die zur Verfügung gestellten Vorlage aus Notion (z.B. Jahresrückblick, Dashboards, Wochenkalender). Darüber hinaus findest du zahlreiche weitere Vorlagen, die häufig kostenfrei sind. Einfach mal nach "Notion templates" suchen.
YouTube-Kanäle zu Notion
Seit einigen Jahren lerne ich die Handhabung von Applikationen fast nur noch über YouTube-Videos. Auch bei Notion war YouTube meiner Hauptquelle. Es gibt sogar einige YouTuber, die ihre Kanäle ziemlich auf Notion fokussierenund zahlreiche, auch detaillierte Abläufe über Screencasts nachvollziehbar erklären. Besonders empfehlen kann ich dir die nachfolgenden drei englischsprachigen Kanäle zu Notion, die ich weiterhin selbst nutze.
Marie Poulin
Marie Poulin hat sich in Business und Workflow Design spezialisiert und nutzt dafür bevorzugt Notion.
Thomas Frank
Thomas Frank ist ein US-YouTuber, der Menschen hilft produktiver zu werden und dafür u.a. Notion nutzt.
Ali Abdall
Ali Abdaal is ein britischer Productivitäts-YouTuber, der Notion für alle seine Projekte nutzt.
Fazit
Der Start mit Notion war einer der wesentlichsten Schritte im letzten Jahr für mich, um das, was ich neu lernen wollte, zu verarbeiten und zu verstetigen. Sicherlich hätte ich das auch mit einer anderen Wissensmanagements-App machen können, aber ich war halt auf Notion gestoßen und bleibe nundabei. Ich nutze Notion mehrmals täglich und kann damit, nach einer Ersteinrichtung, viele Informationen so strukturieren, dass ich sie später leicht finde und zur Verfügung habe. Mittlerweile habe ich sogar meine Frau von Notion überzeugen können.
Dieser Artikel gehört zu einervierteiligen Serie zum digitalen Wissensmanagement:
- Kennst du schon meine'Brain Dump'-Methode, mit der du keine Idee mehr vergessen wirst?
- Wenn du dich für ein digitales Wissensmanagementsystem interessierst, solltest du dir diesen Artikel ansehen.
- Abschließendnehmeich dich mit auf denEntstehungsprozess einesArtikels bei "Der Generalist"und verrate dir, was mein System Capture, Curate, Crunch an Contribute damit zu tun hat.
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